Cuando se incorporan 150 empleados al mes, no hay lugar para un comienzo lento. Para una de las mayores empresas de inversión de EE.UU., con más de 10.000 empleados, garantizar que los nuevos empleados tengan las herramientas de colaboración que necesitan desde el primer día no es sólo un objetivo de TI. Es un requisito empresarial.
Eso es exactamente lo que consiguieron conectando Flow con ServiceNow.
La historia de fondo
Gestionar la colaboración a esta escala es complejo. Esta empresa gestiona un entorno UC&C que abarca Cisco UCM, Cisco Unity, Webex, Microsoft Teams y AudioCodes, con Workday como sistema de registro de RRHH. Para controlarlo, recurrieron a Flow.
Con Flow, el equipo de UC podía gestionar el aprovisionamiento, el desaprovisionamiento y los cambios en el ciclo de vida de los usuarios en todos los sistemas desde una única plataforma, incluida la transmisión automática de datos a Workday. Funcionaba bien. Pero cuando el equipo examinó sus flujos de trabajo más amplios de TI, vio la oportunidad de ir más allá.
La Oportunidad: Incorporación sin contacto
La empresa ya utilizaba ServiceNow para gestionar las solicitudes de servicios de TI. El equipo de comunicaciones unificadas gestionaba el aprovisionamiento a través de Flow. Ambos sistemas hacían su trabajo, pero no estaban conectados entre sí.
Eso significaba que cada nueva contratación provocaba un traspaso manual entre equipos: un ticket de ServiceNow por un lado, una tarea de aprovisionamiento en Flow por otro. Con 150 incorporaciones al mes, los gastos se acumulaban rápidamente.
El equipo vio un camino claro: conectar ServiceNow a Flow y eliminar por completo el traspaso. El objetivo no era arreglar algo roto, sino conseguir algo mejor. Una verdadera incorporación sin intervención manual, en la que un nuevo empleado está totalmente provisto en el momento en que se aprueba su solicitud, sin pasos manuales intermedios.
Lo que lo hizo posible fueron las integraciones existentes de Flow. Sin Flow, llegar a la incorporación sin intervención significaría crear y mantener integraciones personalizadas independientes entre ServiceNow y cada sistema individual: Cisco UCM, Cisco Unity, Webex, Microsoft Teams, AudioCodes y Workday. Seis integraciones que construir, asegurar y mantener al día. Flow colapsó todo eso en una única conexión.
La Solución: Un flujo de trabajo de principio a fin
El equipo conectó Flow y ServiceNow para crear un flujo de trabajo de incorporación totalmente automatizado. Así es como funciona:
- Una nueva contratación activa un ticket en ServiceNow – automáticamente, a través de Workday
- La solicitud se revisa y aprueba en ServiceNow
- Flow recibe la solicitud y aprovisiona al empleado a través de los servicios UC&C definidos para su rol, incluyendo el perfil de enrutamiento según sea necesario
- El flujo vuelve a escribir en ServiceNow y Workday con el número de teléfono asignado y la confirmación
Sin traspasos manuales. Sin reintroducir datos. Sin esperas.
La empresa utiliza Flow en otros flujos de trabajo automatizados, pero es en la integración de la incorporación donde el impacto es más visible. Todos los pasos que antes requerían intervención humana ahora se realizan automáticamente, y de forma coherente.
Los Resultados: Lo que ganó la empresa con Flow + ServiceNow
Con la incorporación sin intervención, los resultados fueron inmediatos. Con 150 empleados incorporados cada mes, el aumento de la eficiencia se acumula rápidamente:
- Se eliminan 35 minutos de trabajo manual por empleado incorporado , lo que supone más de 87 horas ahorradas al mes y más de 1.050 horas al año sólo para un caso de uso único.
- El tiempo medio de resolución (MTTR) se redujo de días a minutos: lo que antes requería idas y venidas entre los equipos, ahora se resuelve en el momento en que se aprueba una solicitud de ServiceNow.
- Datos estandarizados en todos los sistemas : la retroescritura de Flow en ServiceNow y Workday garantiza que todos los registros sean precisos y coherentes desde el momento en que comienza la incorporación.
- Preparación garantizada desde el primer día : los nuevos empleados llegan con todo lo que necesitan, siempre.
La integración de la API de Flow con ServiceNow es lo que lo hace posible. En lugar de tratar el aprovisionamiento de UC&C como un proceso separado, las dos plataformas funcionan como un único flujo de trabajo conectado. Cuando ServiceNow aprueba una solicitud, Flow actúa, sin necesidad de intervención humana.
Para una empresa que se está incorporando a esta escala, esa fiabilidad no es algo que esté bien tener. Es la base.
Si tu proceso de incorporación sigue dependiendo de pasos manuales entre tu plataforma ITSM y tu entorno UC&C, estás corriendo un riesgo que no necesitas. Errores, retrasos y nuevas contrataciones frustradas son los síntomas: los sistemas desconectados son la causa.
Flow y ServiceNow, trabajando juntos, cierran esa brecha.
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